Vernieuwd IT-beheer voor meer continuïteit en flexibiliteit

In juni 2022 staken we ons IT-beheer in het nieuw. Door het op te splitsen in eerstelijnshulp en strategisch IT-beheer, is de continuïteit verzekerd en worden gebruikers snel en efficiënt verder geholpen. We kijken binnen bij het lokaal bestuur van Tielt-Winge en vragen Kizzy Kiesecoms, Afdelingshoofd Ondersteunende Diensten, en Christophe Mellaerts, Systeembeheerder, naar hun ervaringen.

IN JUNI 2022 GOOIDE VERA HET IT-BEHEER OM. HOE WAS DIT IN TIELT-WINGE GEORGANISEERD EN WAT VERANDERDE ER VOOR JULLIE?

Kizzy: We hadden Steve Van Eylen als vaste IT-beheerder van VERA. Hij werkte één dag per week voor Tielt-Winge en was die dag dan ter plaatse bij ons op het bestuur. Samen met onze eigen systeembeheerder, Christophe, vormden zij de IT-dienst. Toen we te horen kregen dat het IT-beheer een nieuwe invulling kreeg, vreesden we dat Steve niet meer onze vaste IT-beheerder zou zijn. Wij konden Steve tot ons plezier houden, maar ik weet dat niet alle besturen evenveel geluk hadden. Omdat we niet veranderden van IT-beheerder, verliep de wissel naar het nieuwe IT-beheer erg vlot.

Christophe: Voor ons is de vernieuwing alleen maar positief te noemen. Als ik er vroeger niet was, en Steve was er niet, dan kon niemand gebruikers helpen met hun IT-problemen. De IT-ondersteuners volgen nu de eerstelijnsmeldingen op, ongeacht of Steve of ik aanwezig zijn.

Kizzy: Wij kregen extra service door de vernieuwing. Christophe en Steve kunnen werken aan de complexere zaken. Hier kwamen ze niet toe in de ‘oude’ vorm omdat er te veel gebruikersvragen waren. De IT-ondersteuners vangen dit nu op.

HOE WAREN DE EERSTE WEKEN/MAANDEN?

Kizzy: Het was even wennen. De IT-ondersteuners moesten het bestuur en de nieuwe werking leren kennen. De tickets werden niet altijd in behandeling genomen of niet afgemeld. Het heeft even geduurd, maar alles loopt nu heel vlot.

WELKE PLUS- EN MINPUNTEN ERVAAR JE?

Kizzy: Bij de omschakeling heeft het wat tijd gekost vooraleer de IT-ondersteuners het bestuur kenden. Dat is gestaag gegroeid. Op dit moment zie ik alleen de positieve kanten.

Christophe: Ook voor mij is dit een positief verhaal. Ik heb nu meer tijd om zaken op te nemen. De eerstelijnshulp is voor de IT-ondersteuners. Of ze nu remote werken of hier op het bestuur aanwezig zijn, dat maakt voor mij niet uit. Ik zie dat de tickets met problemen opgelost raken en dat er feedback op komt. Dat is voldoende voor mij.

Kizzy: Het feit dat onze IT-beheerder ervaring meebrengt van andere besturen is een absolute meerwaarde. Hij herkent problemen bij andere besturen en kan hier ingrijpen nog voor we tegen concrete zaken aanlopen.

ZOU JE HET VERA IT-BEHEER AANRADEN AAN ANDERE BESTUREN?

Kizzy: Ja, zeker en vast. De omslag naar het nieuwe IT-beheer is voor ons een heel positieve evolutie. Niet alleen voor Christophe, maar voor alle collega’s. Door in te zetten op een sterke eerstelijnshulp, is de continuïteit verzekerd en is er rust. Daarnaast begeleiden de VERA IT-beheerders meerdere besturen. Hierdoor pikken ze zaken op bij het ene bestuur waarop ze ook bij het andere bestuur kunnen inspelen. Die ervaring is een grote meerwaarde voor ons.

Christophe: Ook ik zou het zeker aanraden. We moeten wel eerlijk zeggen dat de ondersteuning vanuit VERA niet goedkoop is. We voorzien hiervoor heel wat budget. Maar we krijgen zeker kwaliteit voor ons geld.

IT-BEHEER IN CIJFERS

• 33 lokale besturen bediend

• 19.675 tickets geregistreerd

• 12.272 uren IT-beheer

• 19.067 uren IT-ondersteuning

Heb je nood aan IT-ondersteuning of wil je meer weten over ons IT-beheer?

Contacteer ons via info@vera.be en we kijken hoe we je kunnen helpen.