Stap per stap naar een levendige online community

Een online kennisdelingsplatform voor én door lokale besturen: dat was het startpunt voor de zoektocht naar een online community. Vanuit VERA wilden we meer doen dan enkel een platform aanbieden en volop gaan voor een levendige online community met een échte meerwaarde voor besturen. Die uitdaging ging Corinne Beckers, Communitybeheerder bij VERA, afgelopen jaar aan. Samen met projectcoördinator GIS, Wendi Goethuys, bouwt ze hard aan een sterke community die GIS-medewerkers vooruit helpt.

STERKE ANALYSE VOOR EEN GEDRAGEN PLATFORM

Van bij de start was duidelijk dat we een platform wilden opzetten in samenspraak met lokale besturen. Zo konden we het platform zo relevant mogelijk maken voor leden. Daarom organiseerden we in januari twee focusgroepen met medewerkers van besturen. Eentje met IT’ers en eentje met GIS-medewerkers. Zij hadden al eerder interesse getoond in een online community en vormden dus de ideale klankbordgroep. Samen met hen bekeken we de noden en verwachtingen van een online platform. Deze info legden we samen met onze eigen visie en zo kwamen we tot een wensenlijst om gericht op zoek te gaan naar een communityplatform. Een greep uit onze wensenlijst voor het communityplatform:

• Laagdrempelig

• Eenvoudig in gebruik en beheer

• Veilige omgeving

• Mogelijkheid tot kennisdeling en ervaringen uitwisselen via een kennisbank

• Forumfunctie waar leden vragen kunnen stellen

• Netwerken met collega’s via profielen

WAT BIEDT DE MARKT?

Dankzij de input van besturen en de wensenlijst kon ik gericht de markt verkennen. We startten de zoektocht bij onze eigen raamovereenkomsten en leveranciers binnen België. Helaas vonden we geen tool die ‘kant-en-klaar’ te gebruiken was en ook leveranciers gaven toe dat er veel maatwerk aan te pas zou komen. Door onze blik te verbreden en naar de literatuur, goede praktijken van concullega’s en andere organisaties te kijken, merkten we dat er in Nederland veel leveranciers waren die konden bieden wat we zochten. Bovendien ondervonden we dat hier best wat expertise aanwezig was met het begeleiden en laten groeien van online communities.

DUIDELIJK BESTEK = OBJECTIEF VERGELIJKEN

VERA heeft een jarenlange ervaring met het uitschrijven van bestekken en opstellen van raamovereenkomsten. Dat was een enorme hulp, want zelf had ik nog geen bestek geschreven tot dan toe. Het bestek moest zo duidelijk mogelijk zijn met heldere verwachtingen naar functionaliteiten en begeleiding zodat we snel konden schakelen. Dit hielp ons ook bij het scoren van de verschillende offertes en een zo objectief mogelijke vergelijking te maken. Door de kennis van vele collega’s te bundelen, is het allemaal snel gegaan. In april bundelden we alle info tot een bestek. Een voorstudie leverde zo’n 50 aanbieders op, die we konden terugbrengen tot vier mogelijke partners. Zij kregen eind april het bestek zodat we in mei hun offertes konden scoren. Op 10 juni hakten we de knoop door en gunden we ons online communityplatform aan het Nederlandse Mett: een leverancier met veel ervaring in het opzetten en begeleiden van communities en die ons in staat stelde het platform samen met ambassadeurs uit te bouwen.

AMBASSADEURS MAKEN HET VERSCHIL

Om de online community zoveel mogelijk kansen tot succes te geven, wilden we starten met een kleine maar geëngageerde testgroep met een duidelijke nood aan online kennisdeling. De GIS-medewerkers voldeden volledig aan deze criteria en we startten dan ook met hen als piloot. Van bij de start waren we ervan overtuigd dat een levendige en relevante community sterk afhangt van de inzet van ambassadeurs. Dat zijn medewerkers vanuit de besturen die samen met VERA de schouders zetten onder de community. Zo konden we zorgen voor een gedragen platform voor én door lokale besturen. In de zomer gingen we op zoek naar geëngageerde GIS-medewerkers en kwamen we tot een mooie groep van negen ambassadeurs. In oktober brachten we alle ambassadeurs voor het eerst samen. We leerden elkaar beter kennen en bekeken samen de eerste versie van het platform. Daarnaast bespraken we welke thema’s zeker aan bod moesten komen binnen de GIS-community en wat voor onze ambassadeurs leuk en haalbaar was om zich in te zetten. Elke ambassadeur nam een concrete taak op zich om het platform relevant te houden en bekend te maken. Zo zullen ze bijvoorbeeld samen met mij en Wendi opvolgen of alle vragen op het forum effectief een antwoord krijgen.

CONTENT IS KING

De laatste maanden van het jaar maakten we tijd om content te creëren en te plaatsen op ons communityplatform. Door meteen goede praktijken en nuttige info te delen, wilden we van bij de start zorgen voor een relevante en levendige community. Ook de ambassadeurs begonnen al met het maken van content en elkaar vragen te stellen op het platform. Ze suggereerden samen met testgebruikers uit lokale besturen heel wat verbeteringen waar we meteen mee aan de slag konden. Met de onboardingspagina zetten we de laatste puntjes op de i voor onze lancering naar GIS-medewerkers in 2023.

EEN BLIK OP DE TOEKOMST

Op dit moment investeren we samen met onze ambassadeurs in het levendig maken en houden van het communityplatform. Het is heel fijn om te merken dat GIS-medewerkers dankbaar zijn voor onze inzet en aangeven dat het platform nu al een verschil maakt voor hen. Daarnaast werken we volop aan nieuwe thema communities. De volgende groep die we online willen samenbrengen zijn collega’s met interesse in smart city-projecten die graag de krachten bundelen voor subsidiedossiers.

Wil jij je mee inzetten voor een thema-community?

Of wil je meer weten over onze community-werking?

Contacteer ons via info@vera.be en we helpen je graag verder.