VERSTERK ELKAAR MET VERA COMMUNITY

Met VERA nemen we onze verbindende rol graag op. Daarom organiseren we al lange tijd overlegmomenten tussen onze besturen. Maar nu koppelen we hier ook een online luik aan: de VERA Community. Dé plaats waar besturen kennis kunnen delen en zo elkaar kunnen versterken. VERA Communitybeheerder Corinne Beckers schetst de lange weg die hieraan vooraf ging.

Een platform voor en door besturen

Het doel was van bij de start heel duidelijk. Een online kennisdelingsplatform creëren, voor en door lokale besturen. Ze zijn dan ook bij elke stap nauw betrokken en leveren de ambassadeurs. Samen met deze ambassadeurs maken én houden we het platform levendig. 

Om onze negen ambassadeurs te ondersteunen, brengen we hen in oktober 2022 al eens samen. Zo leren we elkaar beter kennen en bespreken we welke thema’s zeker aan bod moeten komen. Iedere ambassadeur bepaalt voor zichzelf hoeveel tijd en energie hij in het platform kan steken. Zo komen we voor elk tot een concrete taak om de community bekend te maken en relevant te houden.

GIS als piloot

Om de online community zoveel mogelijk kansen tot succes te geven, starten we met een kleine maar geëngageerde testgroep die een duidelijke nood aan online kennisdeling heeft. De GIS-medewerkers voldoen volledig aan deze criteria en we starten dan ook met hen als piloot.

Na heel wat voorbereidend werk, zijn de GIS’ers in januari de eerste doelgroep om via onze online community kennis te delen en ervaringen uit te wisselen. Met twee digitale lanceringssessies geven we inkijk in de werking van het platform en zijn functionaliteiten. Ook onze ambassadeurs delen hun eerste ervaringen en maken de digitale aanwezigen warm om zich lid te maken.

Tijdens de lancering merken we dat er al heel wat inlogpogingen zijn op het platform. Dit zijn GIS’ers die niet kunnen wachten om van start te gaan. We merken echt het enthousiasme om ermee te beginnen. Tijdens de eerste weken zijn er nog heel wat vragen, maar deze ebben weg en maken plaats voor interactie op het platform. Door meteen goede praktijken en nuttige info te delen, willen we van bij de start zorgen voor een relevante en levendige community. Ook de ambassadeurs beginnen met het maken van content en vragen op te volgen op het platform.

Het belang van deze piloot en de ambassadeurs is niet te onderschatten. De GIS’ers geven heel wat feedback waarmee we aan de slag kunnen. Zo plaveien ze de weg voor toekomstige doelgroepen.

Ook slimme koppen samenbrengen

Gelijktijdig met de piloot van de GIS’ers zetten we de eerste stappen naar een Smart Community. Samen met de programmamanager smart cities tekenen we een roadmap uit om tot een breedgedragen Smart Community te komen. Dankzij de ervaringen met de GIS Community (StrateGIS) identificeren we vlot de mijlpalen. We kunnen niet zomaar copy and paste doen, maar de planning is wel snel duidelijk.

1. Doelen stellen

In februari bepalen we samen met het smart-team de noden om tot een succesvolle Smart Community te komen. We definiëren concreet welke problemen we willen oplossen met de community.

2. Focusgroep

Al snel organiseren we een focusgroep met lokale besturen om te kijken waar ze tegenaan lopen. Dit helpt ons om hun noden beter te kennen en te kijken welke kansen dit biedt. We polsen bij deze kerngroep ook naar hun interesse om ambassadeur te worden van onze Smart Community.

3. Gemeenschappelijk doel en doelgroep

We verwerken alle info en komen zo tot een gemeenschappelijk doel en een welomlijnde doelgroep. Zo willen we voor Smart Community collega’s samenbrengen met interesse in smart city-projecten die graag de krachten bundelen voor subsidiedossiers. Dit koppelen we dan aan functionaliteiten van het platform.

4. Kick-off ambassadeurs

Om alle noden en ambities samen te voegen, organiseren we een kick-off met verschillende lokale besturen die interesse toonden in een Smart Community. Uit deze groep zullen ook onze ambassadeurs komen die mee instaan voor het levendig houden van de community. Tijdens de kick-off bekijken we de praktische kant van het traject dat we samen zullen volgen. Hoe vaak komen we samen? Doen we dit fysiek of hybride? Splitsen we thematisch op? Allemaal vragen waarop we samen een antwoord formuleren. 

Tijdens het tweede deel van de kick-off geven we iedereen een rondleiding op het online platform en polsen we naar welke rol ze willen opnemen als ambassadeur binnen de Smart Community. Als afsluiter krijgt iedereen een account om het platform uit te testen.

5. Feestelijke lancering

Nu de voorbereidingen grotendeels rond zijn, is het tijd om hiermee naar buiten te komen. Na de kick-off verspreiden we een persbericht, publiceren we artikels op www.vera.be en starten we met content te delen op de Smart Community.

Midden juni brengen we onze besturen samen voor de eerste Dag van de Community. Hierop lanceren we feestelijk de VERA community voor de buitenwereld. Met inspirerende en interactieve sessies maken we onze besturen warm om ook lid te worden van thema-communities StrateGIS en Smart Community. Dé plek om kennis te delen en elkaar te versterken.

6. Evaluatie

Na de zomer maken we tijd om de werking te evalueren. Daarnaast organiseren we gebruikersgroepen om te kijken of we op de goede weg zijn en of de verwachtingen van besturen worden ingelost.

Wil jij je mee inzetten voor een thema-community? Of wil je lid worden van onze VERA Community? Surf naar www.community.vera.be en registreer je!

Wat brengt de toekomst?

VERA Community is een levend platform, uitgebouwd voor en door lokale besturen. Je kan er terecht voor sleutelinfo over e-government en om er in de diepte kennis te delen in de thema-communities.

Op dit moment zijn er twee thema-communities live: StrateGIS en Smart Community. Later roepen we nog extra communities in het leven om van gedachten te wisselen over verschillende thema’s.

Daarnaast blijven we het platform evalueren en bijsturen in samenspraak met alle leden via gebruikersgroepen en onze ambassadeurs. Zo houden we samen VERA Community levendig en relevant voor iedereen.